Las que ingresan a las instituciones deberán ser revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o la entidad que lo remite, dirección donde se debe enviar respuesta y asunto correspondiente; si es competencia de la entidad se procederá a la radicación del mismo.
Cuando una comunicación no este firmada con el nombre del Responsable (S) de su contenido se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar.
COMUNICACIONES OFICIALES
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Se clasifican en dos:
COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS
Son
aquellas comunicaciones que se generan en cada oficina de la Controlaría con destino a
las diferentes dependencias de la misma entidad o las ubicadas en las distintas sedes.
Los tipos documentales básicos para el curso
de las comunicaciones oficiales internas en la Entidad tanto enviadas como recibidas son el
MEMORANDO y la CIRCULAR.
COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS
Son todas aquellas recibidas o enviadas, que la Institución, establece con entidades públicas, empresas privadas o personas naturales, en ejercicio de sus funciones y referidas exclusivamente a asuntos oficiales. Para el trámite de comunicaciones oficiales externas, la Institución, utiliza como documento básico la carta u oficio.
COMUNICACIONES CONFIDENCIALES RECIBIDAS
Es la propiedad de la información por la que se garantiza que esta accesible únicamente al personal autorizado acceder deberán a dicha información.
Es la comunicación que ingresa a través de la
ventanilla del Área de Correspondencia, dirigida a una entidad o empresa, a sus
funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido
únicamente por el destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en el
trámite. Esta comunicación sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que
la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será registrado en el
sistema con la información disponible del remitente y el destinatario
institucional.
COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX
La comunicaciones enviadas y recibidas de este medio, se transmitirán teniendo en cuenta la información que forma integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la perspectiva en la unidad de correspondencia, la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán producir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
COMUNICACIONES OFICIALES VÍA CORREO ELECTRÓNICO
Las entidades que dispongan de Internet y correos electrónicos, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
.jpg)
.jpg)
